AP Digital Solutions Ltd (”AP Digital”, ”me” tai ”meidän”) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttänne ja palvelujemme tuottamisen yhteydessä käsittelemiämme henkilötietoja.
Tässä tietosuojaselosteessa (”Seloste”) kerrotaan, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme henkilötietoja verkkosivustomme ja sen concierge-palvelun yhteydessä, jota tarjoamme EU:n palkka-avoimuusdirektiivin (direktiivi (EU) 2023/970) ja siihen liittyvän kansallisen lainsäädännön mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.
1. Rekisterinpitäjä
AP Digital Solutions Ltd on tämän sivuston ja palvelujemme yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Yhteystiedot: info@apdigitalsolutions.uk.
2. Keräämämme henkilötiedot
Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Tili- ja yhteystiedot (nimi, tehtävänimike, sähköposti, yritystiedot), jotka annatte rekisteröityessänne, kirjautuessanne tai ottaessanne meihin yhteyttä. - Yritystä ja toimeksiantoa koskevat tiedot, jotka toimitatte meille. - Lataamanne asiakirjat ja tiedot, jotka voivat sisältää työntekijöiden henkilötietoja (kuten palkkatietoja, sukupuolen, työtehtäväluokituksen, työajan sekä muita sukupuolten palkkaeroraporttien laatimiseksi tarvittavia HR- ja palkanlaskentatietoja). - Tekniset tiedot (IP-osoite, selaintyyppi, käyttötiedot) sivuston käyttönne yhteydessä. - Cognito-identiteetinhallintapalvelun kautta saadut todennustiedot.
Käsittelemme työntekijöiden henkilötietoja yksinomaan henkilötietojen käsittelijänä teidän ohjeidenne mukaisesti ja sitä erityistä tarkoitusta varten, että avustamme teitä vaatimustenmukaisuusvelvoitteidenne hoitamisessa.
3. Tietojen käyttötarkoitukset ja oikeusperuste
Käytämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Concierge-palvelujemme tuottamiseen ja toimittamiseen (sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu). - Yhteydenpitoon kanssanne toimeksiantoa ja raportteja koskevissa asioissa (sopimus). - Lakisääteisten ja viranomaisvelvoitteiden täyttämiseen (lakisääteinen velvoite). - Palvelujemme ja sivustomme kehittämiseen (oikeutettu etu). - Tietoturvan ja petostentorjunnan varmistamiseen.
Käsitellessämme erityisiä henkilötietoryhmiä (esimerkiksi palkkatiedoista johdettavissa olevia tietoja) perustamme käsittelyn nimenomaiseen suostumukseenne taikka tarvittaessa yleisen edun mukaiseen tehtävään tai oikeusvaateiden esittämiseen GDPR:n / UK GDPR:n mukaisesti.
4. Tietojen luovuttaminen ja siirrot
Voimme luovuttaa henkilötietoja seuraaville tahoille:
- Asiantuntijaneuvonantajillemme ja alihankkijoillemme (esimerkiksi turvalliset pilvitallennuspalvelut, ulkopuoliset juristit tarkastusta varten) asianmukaisin sopimuksin. - Toimivaltaisille viranomaisille tai valvojille, kun laki sitä edellyttää tai te niin ohjeistatte. - Sivuston ja palvelujen toiminnan edellyttämille palveluntarjoajille (esimerkiksi todennus- ja palvelinpalvelut).
Emme myy henkilötietoja. Mahdolliset kansainväliset siirrot suojataan asianmukaisin järjestelyin (esimerkiksi vakiosopimuslausekkeiden UK-lisäys tai tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös).
5. Säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (mukaan lukien vaatimustenmukaisuuspalvelujen edellyttämä kirjanpito) tai mahdollisten erimielisyyksien ratkaisemiseksi. Toimeksiannon tiedot säilytetään tyypillisesti toimeksiannon keston ajan sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen (esimerkiksi 6 vuotta).
6. Rekisteröidyn oikeudet
Sovellettavan lainsäädännön (GDPR, UK GDPR, DPA 2018) mukaisesti teillä on oikeus: - Saada pääsy henkilötietoihinne - Oikaista virheelliset tiedot - Pyytää tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) - Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä - Tietojen siirrettävyyteen - Peruuttaa suostumus (silloin kun käsittely perustuu suostumukseen)
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Vastaamme yhden kuukauden kuluessa (tai laissa edellytetyssä ajassa).
Teillä on myös oikeus tehdä valitus Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojavaltuutetulle (Information Commissioner's Office, ICO) tai EU:ssa paikalliselle valvontaviranomaiselle.
7. Tietoturva
Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai tuhoutumiselta. Toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa salaus siirron ja säilytyksen aikana, pääsynvalvonta sekä säännölliset arvioinnit.
8. Evästeet ja seuranta
Sivusto voi käyttää välttämättömiä evästeitä toimintojen ja todennuksen mahdollistamiseksi. Emme käytä ei-välttämättömiä seurantaevästeitä ilman suostumustanne. Tarkemmat tiedot on esitetty evästeitä koskevissa tiedoissamme.
9. Muutokset tähän Selosteeseen
Voimme päivittää tätä Selostetta ajoittain. Voimassa oleva versio on aina saatavilla sivustolla.
10. Yhteystiedot
Tätä Selostetta tai tietojenkäsittelyämme koskevissa kysymyksissä voi ottaa yhteyttä osoitteeseen info@apdigitalsolutions.uk.
AP Digital Solutions Ltd Yhdistynyt kuningaskunta